ترلو Trello ابزاری مفید برای استارتاپ ها جهت مدیریت چابک پروژه ها بصورت گروهی

در دوره های آموزشی که در سازمان ها برگزار میکنیم،بارها و بارها شرکت کنندگان از ما خواستن که ابزاری مناسب برای مدیریت کارها با رویکرد چابک واجایل – یعنی همان مدیریت چابک پروژه ها -معرفی کنیم!در این زمینه ابزار های زیادی وجود داره ! البته خود من شخصا با بکار گیری ابزار های الکترونیک مخصوصا برای پیاده سازی تسک بورد، که در اسکرام کاربرد فراوانی داره مخالفم،میدونید چرا! چون خود بورد فیزیکی و اینکه این بورد جلوی چشم باشه یکی از ابزار های تسهیل کننده ارتباطات اعضای تیم هست ! و ارتباطات نزدیک و مستمر اعضای تیم، از ارکان تفکر چابک است!
معمولادر جلسات روزانه اسکرام که معمولا صبح ها به مدت ۱۵ دقیقه برگزار میشه ،مکان فیزیکی بورد محلی مناسب برای برگزاری جلسات است!یادمون باشه که اینکه بورد فیزیکی باشه یا بصورت الکترونیکی خودش کلی بحث داره و عده ای مخالف بورد فیزیکی هستند و عده ای موافق ! دلایلی هم برای این موافقت ها و مخالف هادارند که مهمترین هاشون عبارتند از :

مزایای بورد های فیزیکی

• ارزان
• آسان برای توسعه و بهبود
• بزرگ
• همه چیز با یه نگاه مشخص می شود!
• دیدگاه مشترک ( همه یه چیز می بینند)
• باعث میشه اعضا دور آن جمع شوند
• همیشه در دسترس است و قابل دستکاری

مزایای بوردهای مجازی

• دسترسی از راه دور و بصورت ریموت
• ثبت دقیق وقایع در بانک اطلاعاتی
• گزارشات متنوع

در ایران هم که همه دوست دارن سریع یک ابزار بابت هر کاری پیدا کنند و راه حل رو ابزار می دونن نه فرهنگ !بارها و بارها تاکید داشتم که ابزار مهم نیست مهم چارچوب فکری است ( مخصوصا در بکارگیری اجایل و….)

از اونجاییکه درحال حاضر نقش مالک محصول رو درچند پروژه استارتاپی بعهده دارم و در این پروژه ها از روشها و ابزار های اجایل بخصوص اسکرام داریم استفاده میکنیم ،بدنبال ابزاری برای مدیریت کارهای در دست انجام و پیگیری اونها بودم ،چونکه کارها زیاد بود تصمیم گرفتم علاوه بر جلسات حضوری منظم با تیم ،از ابزاری نرم افزاری برای سرعت بخشیدن به کارها و افزایش بهره وری استفاده کنم ( دلیل اصلیش هم این بود که برام خیلی مهم بود که ببینیم هر یک از کارها در چه مرحله ای است تا بتونم برنامه ریزی دقیقی انجام بدم ! ) البته باز هم در اینجا تاکید می کنم ، نیاز من اطلاع آنی از وضعیت پروژه ها بدون نیاز به حضور در شرکت بود! لذا با توجه به این شرایط یک ابزار نرم افزاری میتونه خیلی کمک کنه!
در بین ابزار های زیادی که برای مدیریت کار،شبیه سازی فرآیند اسکرام و… وجود دارند،ابزار ترلو (Trello) خیلی ابزار ساده ،در عین حال کاربردی و بدون دردسر است ! و از اونجاییکه ما درفرآیند های چابک و اجایل عملگرا هستیم ،این ابزار بعلت سادگی که دارد خیلی میتونه کاربردی باشه !

درباره ترلو(Trello)!

ترلو ابزاری انعطاف پذیر است که شفافیت را در مدیریت هر گونه پروژه ای ( نه لزوما نرم افزاری ) برای شما به ارمغان میاره!
یکی از کاربرد هاش هم استفاده از اون بعنوان ابزاری برای مدیریت Taskها در اسکرام هست!ترلو ابزاری منعطف و در عین حال بسیار ساده برای مدیریت پروژه است !با ترلو شما میتونید آمار همه چیزو داشته باشید ! از پروژه های بزرگ بگیرید تا جزییات دقیقه به دقیقه کارهای جزیی و کوچک.
این ابزار به قدری محبوب شده است که بیان کردن آمار رسمی این سایت خالی از لطف نیست:

• تا کنون حدود ۱۴ میلیون کار در این نرم افزار تعریف شده
• حدود ۷۷۷ هزار پروژه و بورد در این نرم افزار توسط کاربران ایجاد شده
• و کل کاربرانی که از این ابزار استفاده میکنند نزدیک به ۸۰۰ هزار نفر هست.

در هر دقیقه :

• ۶۴۰ عمل و تراکنش با ترلو انجام میشه ( ایجاد ،حذف ،جایجایی کارهای مرتبط با پروژه ها و…)
• ۸۰ کار جدید تعریف میشه
• حدود ۳ بورد جدید توسط کاربران ایجاد میشه
• حدود ۳ کاربر عضو سایت می شود!

تمامی کارها در ترلو در کارت هایی که نمود Taskها و کارهای پروژه هستند انجام میشود.این کارت ها در بورد های پروژه که در ترلو تعریف می کنید قرار میگیرند !پس کلید طلایی در ترلو همین کارت ها (Cards )است! یه کارت ساده مجازی ولی با کلی امکانات!

ولی قبل از اینکه کارت ها رو توضیح بدیم باید به این نکته اشاره کنیم که کارت ها مربوط به بورد ها هستند ! این بورد ها دقیقا شبیه سازی بورد های مدیریت پروژه هستند ، یا همان بورد های معروف اسکرام (To-Do,InProgress,Done)!

قسمت های مختلف بر روی هر یک از بورد های مجازی، لیست نام دارند !(Lists).
اگر بخواهیم خیلی خلاصه بگیم ،شما برای مدیریت یک پروژه باید اول یه بورد در ترلو براش تعریف کنید، سپس بر اساس متدی که برای مدیریت پروژه انتخاب میکنید یک سری لیست تعریف کنید و در نهایت کارت های مرتبط با Taskها رو تعریف کنید و در لیست های مرتبط آنها را قرار دهید.

خوب ، در این پست قصد داریم خیلی سریع و کاربردی نحوه استفاده از ترلو رو برای مدیریت کارها نشان بدیم
اول از همه باید در وبسایت ترلو یک حساب کاربری ایجاد کنید ! ( نکته : شما میتونید با حساب کاربری جیمیل هم در نرم افزار ثبت نام کنید!)

بعد از ایجاد حساب کاربری ، و فعال سازی اون ،میتونید وارد سایت بشید!
در قسمت بالای صفحه سمت راست ، مینونید به بورد ها ( Boards) و اتفاقاتی که روی هر بورد میافته دسترسی داشته باشید (Notification)،علاوه براین گزینه ای وجود دارد که مخفف نام کاربری شما روی آن نوشته شده (Mahdi Alipour Sakhavi)،MS این نمایی از پروفایل شما است که با کلیک کردن روی اون گزینه های مرتبط با مدیریت حساب کاربری شما نمایش داده می شود !

خوب! همانظور که گفتیم شما باید برای شروع کار ابتدا یک سازمان تعریف کنید برای این کار در صفحه اصلی گزینه New Organization رو کلیک کنید!

و اطلاعات سازمان رو وارد کنید!بعد از ایجاد سازمان ،در صفحه اصلی سازمان شما نمایش داده می شود!

بعد از ایجاد سازمان ،باید یک بورد در این سازمان ایجاد کنید !
نکته : اگر مثل من در شرکت های مختلفی همکاری میکنید میتونید برای هر شرکت یک Organization تعریف کنید ، و سپس برای هر پروژه یا دپارتمان یه بورد تعریف کنید!ولی اگر در یک شرکت خاص کار میکنید پیشنهاد میدم برای هر دپارتمان یک Organization تعریف کنید تا کاملا از هم جدا باشند ! البته این بسته به نوع کار شما متغیر است و فقط یه پیشنهاد بود!
برای این کار در صفحه اصلی ، در قسمت سازمان گزینه New Board رو کلیک کنید!

در این قسمت اطلاعات بوردی را که میخواهید در آن کارهای مرتبط یا یک پروژه یا دپارتمان رو مدیریت کنید رو وارد کنید !
نام بورد ، سازمان یا دپارتمانی که بورد به آن مربوط می شود ، و سطوح دسترسی ! ( پیشنهاد میکنم برای سطوح دسترسی از گزینه Members استفاده کنید ،با این کار ،تنها افرادی می توانند به بورد دسترسی داشته باشند که شما آنها را دعوت کرده باشید ،در ادامه این مورد رو بیشتر توضیح خواهیم داد)

خوب بعد از ایجاد بورد ،ترلو شما رو به صفحه بوردی که ایجاد کردید منتقل میکند ! اینجا جایی هست که کار اصلی رو قراره انجام بدیم!

در قسمت سمت چپ صفحه منویی وجود داره که عملیات مختلفی که شما میتونید در یک بورد انجام بدین رو در اختیارتون میذاره!

اول از همه پیشنهاد میدم که قسمت های اصلی بورد رو مشخص کنید ( منظورم ستون های بورد یا همون List هاست ،Todo Doing,Don) با کلیک کردن بر روی هر ستون میتونید نام اون رو ویرایش کنید!
بطور پیش فرض ۳ ستون (List ) در بوردی که ایجاد کردید وجود داره

شاید بخواهید ستون های بیشتری رو جهت دسته بندی ایجاد کنید ،برای این کار میتونید از منوی سمت راست ، با استفاده از گزینه Add List ستون جدید و محل قرار گیری اون رو تعریف کنید!

خوب بعد از انجام پیکربندی بورد وقت اون رسیده که کارگروهی رو آغاز کنید ! بله ! کارگروهی! یعنی باید همکاران خودتونو به بورد دعوت کنید تا بتونید کارها رو برنامه ریزی کنید و در جریان کارها قرار بگیرید ! برای این کار با استفاده از گزینه Add Member و وارد کردن ایمیل همکاران خود ،آنها را دعوت کنید !

بعد از دعوت کردن همکاران وقت آن رسیده که کارها (Task) ها رو تعریف کنید ! این کار در ترلو با استفاده از Card ها انجام میشه .

تا اینجا توضیح دادیم که ،شما برای کار با ترلو اول باید در سایت عضو بشید ،سپس مشخصات سازمان یا دپارتمانتونو وارد کنید و در نهایت بورد مربوط به پروژه رو تعریف کنید،برای پیکربندی بورد هم گفتیم که میتونید از لیست ها استفاده کنید .همچنین توضیح دادیم که چطور دوستانتون رو برای شروع به کار در ترلو دعوت کنید .
در ادامه نحوه تعریف کار ها (Task) رو در بورد مرور میکنیم،همانطور که قبلا توضیح دادیم، کارها در قالب Card تعریف میشوند،برای تعریف یک Card در انتهای هر یک از لیست های بورد ، گزینه Add Cardوجود داره!

با کلیک کردن بر روی این گزینه میتونید بصورت سریع یک کار را تعریف کنید ( در اینجا عنوان کاری که قرار است انجام شود رو بصورتی شفاف تایپ کنید)
با زدن Enter یا کلیک کردن Add کار مربوطه در لیست ایجاد می شود !

شما با کلیک کردن بر روی Card میتونید صفحه مشخصات کامل کاری که تعریف کردید رو ببینید!

۱- شما میتونید برای کار مربوطه توضیحات کاملی رو ارایه بدید!

۲-میتونید در مورد این کار نظرات خودتونو ارایه بدید و نظرات دیگران رو هم ببینید! بعبارتی کلیه عملیاتی که در مورد یک کار انجام میشود در قسمت Activity ها قابل رویت و بررسی است.

۳-شما میتونید برای کارها برچسب تعریف کنید که این برچسب ها معمولا مبتنی بر رنگ هستند!

۴-میتونید کار رو به اشخاص حاضر و دعوت شده به بورد نسبت بدهید
۵-میتونید برای هر کارت یک چک لیست از زیر کارها تعریف کنید تا هیچ موردی از قلم نیافتد

۶-می توانید برای هر کار یک تاریخ خاتمه تعریف کنید

۷-امکان اینکه به هر کار یک سری فایل رو اتچ کنید هم هست ،مثلا یک تصویر یا یک داکیومنت ورد

۸-میتونید کارت رو به یک لیست دیگر یا بورد دیگر منتقل کنید

۹-میتونید در یک کار ثبت نام کنید که کاملا رویداد های اون رو زیر نظر داشته باشید و در نهایت اینکه پس از پایان کار و انجام اون ، کار رو آرشیو کنید.

در پایان :

همانطور که در ابتدای مطلب اشاره کردم ،برای انجام کارگروهی فرهنگ ،تعهد و مسئولیت پذیری مهمتر از ابزار است،خود من علاقه بسیار زیادی به استفاده از بورد های فیزیکی دارم ،زیرا همانطور که توضیح دادم در یک فعالیت گروهی مخصوصا اگر این فعالیت با هدف کارآفرینی و راه اندازی استارت آپ باشد ، ارتباطات رو در رو و چهره به چهره بسیار مهم است.لذا یک بورد فیزیکی می تونه بسیار مفید باشه ، ولی از طرفی استفاده از بورد های نرم افزاری هم مزایای خودشو داره ،اینکه شما میتونید بصورت ریموت کار کنید ،تمامی موارد رو ثبت کنید و با هم تیمی هاتون بصورت آنلاین ارتباط داشته باشید ،خیلی مفید است.امیدوارم بتونید از این ابزار به بهترین شکل در جهت پیشبرد اهداف تیمتوم استفاده کنید.